Gestión de nuevos clientes

Onboarding de clientes para coaches, mentores y consultores

Que dar la bienvenida a un nuevo cliente no te sume otra lista de pendientes

Me encargo del onboarding o incorporación de nuevos clientes a tu programa de coaching, mentoría o consultoría: documentación, accesos y coordinación de la primera sesión, con seguimiento hasta completar los pasos acordados.

Cada persona sabe cómo empezar y cuenta con apoyo para resolver sus dudas operativas; tú tienes visibilidad del avance y participas cuando hace falta tu decisión.

Consultar por el servicio

Albha Bolívar, coordinadora de proyectos y administración para negocios digitales

Servicios

Qué puedes delegarme

Servicio principal

Onboarding de clientes

Cuida la experiencia de tus nuevos clientes desde el primer momento, con una bienvenida clara y acompañamiento para comenzar tu programa.

Me encargo de la documentación, los accesos y la coordinación inicial, dando seguimiento a los pendientes y resolviendo dudas operativas para que cada persona sepa qué hacer y a quién acudir.

Ver qué incluye

Desde la contratación hasta que tu cliente está listo para comenzar

Cuando confirmas una nueva contratación, me encargo de coordinar los pasos de ingreso según las condiciones de tu programa.

Documentación y datos

Envío los documentos aprobados, solicito la información necesaria y doy seguimiento a lo que falta completar.

Accesos al programa

Gestiono las invitaciones y permisos correspondientes, y ayudo a resolver las dificultades para entrar a las plataformas o encontrar los materiales iniciales.

Primera sesión

Coordino la reserva según tu disponibilidad y las reglas del programa, con las instrucciones y recordatorios necesarios para asistir.

Seguimiento de cada incorporación

Mantengo actualizado el estado de cada cliente, retomo los pendientes y te comunico las situaciones que necesitan tu decisión, con el contexto preparado.

Antes de comenzar, acordamos qué pasos incluye la incorporación y cuándo se considera completada.

Servicio complementario o independiente

Control de pagos y cuotas

Ten claro qué se ha cobrado, qué está por vencer y qué necesita seguimiento, sin revisar cada conversación o comprobante por tu cuenta.

Mantengo actualizado el registro de pagos y me encargo del seguimiento de cobros y los recordatorios según las condiciones acordadas con tus clientes.

Ver qué incluye

Registro y comprobación de pagos

Compruebo los cobros en las fuentes autorizadas y mantengo actualizado el estado de cada cliente.

Control de vencimientos

Organizo las fechas de pago y detecto las cuotas pendientes para darles seguimiento.

Recordatorios y respuestas

Envío los mensajes acordados, registro las respuestas y retomo los compromisos de pago.

Información para decidir

Te presento los pendientes y los casos que requieren tu intervención, con el historial de seguimiento preparado.

Puedes contratarlo por separado o añadirlo al onboarding de clientes, con honorarios adicionales según el alcance.

Servicio complementario o independiente

Organización y mejora de procesos operativos

Si tu negocio funciona, pero cada persona resuelve a su manera y los pasos no están claros, te ayudo a organizar cómo se hace el trabajo.

Reviso el proceso contigo y tu equipo, implemento las mejoras acordadas y dejo procedimientos claros para darle continuidad.

Ver qué incluye

Mapa del proceso actual

Reviso cómo se realiza el trabajo, quién participa y dónde aparecen demoras, tareas duplicadas o información que falta.

Mejoras y responsabilidades

Definimos los pasos, los responsables y la información necesaria para que cada persona sepa qué hacer y cuándo intervenir.

Implementación

Ajusto los registros, tableros, plantillas y comunicaciones en las herramientas acordadas. Si una automatización resulta útil, evaluamos su alcance.

Prueba y documentación

Probamos el proceso con un caso concreto, corregimos lo necesario y preparo los procedimientos de trabajo documentados (SOPs) y checklists para que el equipo pueda aplicarlos.

Se contrata por proyecto, con los procesos, entregables y plazos definidos antes de comenzar.

Proceso

Cómo trabajo

Conocemos tu proceso

Revisamos cómo trabajas hoy, qué necesitas delegar o mejorar y quiénes participan. Acordamos el alcance, los responsables y los plazos.

Preparamos la gestión

Reúno la información necesaria y organizo los registros, accesos y plantillas. Si hace falta cambiar el proceso, definimos los ajustes antes de implementarlos.

Lo ponemos en marcha

Asumo las tareas contratadas o implemento las mejoras acordadas, según el servicio. Mantengo visibles los avances y te consulto las decisiones que requieren tu intervención.

Revisamos y ajustamos

Comprobamos cómo funciona en la práctica y corregimos lo necesario. En los proyectos de mejora, dejo los procedimientos y explico su uso; en la gestión recurrente, mantenemos el seguimiento acordado.

Experiencia aplicada

Proyectos en los que he trabajado

Onboarding de clientas en programas high ticket

Una coach pudo delegar la incorporación de sus clientas y dedicar más tiempo a su negocio.

Me hice cargo del ingreso de un promedio de ocho nuevas clientas al mes a sus programas high ticket, coordinando la documentación, los accesos y la agenda para que pudieran comenzar.

Al tener esa gestión cubierta, la coach pudo dedicar parte del tiempo liberado a captar nuevas clientas. Además, dejé documentado el proceso de incorporación y sus recordatorios, con una referencia clara de los pasos que debían completarse en cada ingreso.

Caso real presentado de forma anónima.

Doer Lab: organización de la facturación y los cobros

La emisión de facturas dependía de la disponibilidad del contador, lo que generaba demoras; además, no había un control consolidado de las facturas y los recibos emitidos ni de los pagos pendientes.

Asumí la facturación, las cobranzas y la declaración de impuestos, y creé un Excel para centralizar el control de facturación y cobros. A partir de ese registro, envío recordatorios antes y después del vencimiento y doy seguimiento a los pagos pendientes.

La agencia pasó a contar con una persona a cargo de estas tareas y un registro que permite consultar qué se emitió, qué se cobró y qué necesita seguimiento.

Automatización del registro de datos desde imágenes

Un cliente necesitaba trasladar a una hoja de cálculo información que recibía en imágenes. Trabajé con Google Apps Script, la herramienta que había elegido, y definí las reglas necesarias para interpretar y organizar los datos.

Implementé un flujo que lee las imágenes y registra la información en la hoja, automatizando una parte del trabajo de carga. Documenté el funcionamiento y las reglas utilizadas para facilitar su revisión y los ajustes posteriores.

El cliente pasó a contar con un registro automatizado que puede revisar, en lugar de transcribir cada dato manualmente.

Caso real presentado de forma anónima.

Modalidades

Una propuesta según el trabajo que necesitas delegar

Gestión recurrente

Para el onboarding de clientes y el control de pagos, acordamos un honorario mensual según el volumen de trabajo, los canales y la frecuencia de seguimiento. La propuesta detalla qué tareas asumo y cómo nos coordinamos.

Proyectos de mejora

Para organizar y mejorar procesos, definimos los entregables, las etapas y los plazos, con un presupuesto por proyecto.

Preparación inicial

Si antes de comenzar la gestión necesitamos organizar información, preparar plantillas o configurar herramientas, ese trabajo queda detallado y presupuestado en la propuesta.

Puedes contratar el onboarding de clientes y el control de pagos por separado o combinarlos. Si durante el trabajo aparece una necesidad adicional, acordamos su alcance y coste antes de incorporarla.

Antes de empezar

¿Necesito tener todos mis procesos organizados para contratarte?

Podemos partir de cómo trabajas actualmente. Si hace falta preparar registros, plantillas o definir algunos pasos antes de delegar, lo identificamos y lo incluimos en la propuesta.

¿Tendré que cambiar de herramientas?

Primero revisamos las que ya utilizas. Si permiten gestionar bien el trabajo, las aprovechamos; cualquier herramienta adicional se propone con un motivo concreto y sus costes se acuerdan antes de incorporarla.

¿Puedes comunicarte directamente con mis clientes?

Sí, dentro del servicio contratado. Acordamos los canales, el tono de los mensajes y qué situaciones puedo resolver por mi cuenta. Cuando hace falta tu decisión, te presento el contexto y las acciones realizadas.

¿Cómo sabré en qué estado está el trabajo?

Tendrás acceso al registro de seguimiento acordado, con los avances, los pendientes y los asuntos que necesitan tu intervención. También definimos cómo y con qué frecuencia recibirás las actualizaciones.

¿Podré seguir utilizando los procesos cuando termine el proyecto?

Sí. En los proyectos de mejora, los registros, las plantillas y los procedimientos quedan en las herramientas acordadas para tu negocio. Revisamos su funcionamiento contigo o con las personas que vayan a utilizarlos.

¿Qué te gustaría delegar o mejorar?

Cuéntame cómo funciona tu negocio y qué parte del trabajo necesita apoyo. Revisaré tu consulta para valorar cómo puedo ayudarte; si necesitamos profundizar, coordinamos una conversación antes de preparar la propuesta.